Suka Bikin Event? Berikut Tips yang Patut Kamu Baca

Menjadi event manager punya tantangannya sendiri. Profesi ini cocok buat kamu yang memiliki daya kreativitas dan pemikiran out of the box dan juga menyukai hal berbau manajerial. Jika kamu sedang mempertimbangkan terjun di dunia event atau showbiz secara profesional, kamu layak mengetahui apa saja lingkup kerja seorang event manager atau show director .

Setiap pekerjaan tentu saja ada tanggung jawab. Hal ini tidak diukur dari besar kecilnya peran seseorang dalam sebuah event atau acara, tanggung jawab harus dituntaskan dengan baik. Beberapa tanggun jawab yang harus dilakukan adalah mengoordinasikan, mengatur, dan memobilisasi semua sumber daya manusia dan sumber daya tambahan yang diperlukan untuk menjalankan acara dalam skala apa pun dengan sukses. Berikut beberapa hal penting yang perlu kamu pelajari ;

Mengatur Semua Sumber Daya
Sebagai event manager atau show director, tugas kamu adalah memastikan semua berada dalam kordinasi, ini perlu untuk memastikan acara berjalan dengan lancar dan sukses. Di luar konsep dan bujet, hal penting yang masuk dalam ‘pengawasan kamu adalah tamu, peserta, pejabat, pembantu, administrator, sumber daya teknologi, makanan dan minuman, pembicara kunci printilan lainnya. Artinya, kamu memerlukan keterampilan organisasi yang kuat.

Memastikan Event Berjalan dengan Efektif
Setiap event memiliki tujuan akhir yang diinginkan dan target audiens yang happy after the event.. Tugas kamu adalah memastikan bahwa audiens ini secara interaktif terlibat dengan acara. Untuk mencapai ini kamu harus menggunakan keterampilan komunikasi untuk bekerja sama dengan klien dalam memahami kebutuhan, pesan yang ingin disampaikan, membuat rencana dan proposal acara untuk disetujui, berkomunikasi dengan tim penjualan dan pemasaran, serta mengatur liputan media.

Memastikan Event Memenuhi Standar Keselamatan dan Kesehatan
Bersamaan dengan mengatur logistik acara yang sudah kamu rencanakan, jangan lupa untuk memastikan juga bahwa semua peserta mematuhi kewajiban kesehatan dan keselamatan selama acara atau event berlangsung. Kamu harus melakukan sedikit riset tentang venue dan standar keselamatan, pintu darurat, fasilitas pertolongan pertama, peraturan parkir, dan kapasitas venue. Staf event pun harus dipastikan membersihkan tempat setelah acara selesai.

Show director atau event manager haruslah memiliki banyak keterampilan standar, termasuk hard skill dan soft skill. Jika Kamu ingin melamar posisi di bidang ini, pertimbangkan untuk mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan berikut ini;

Communication Skills
Untuk merencanakan acara atau event dengan sukses, kamu harus  berkomunikasi dengan banyak orang, termasuk pemangku kepentingan, bagian keuangan atau anggaran, peserta acara, sponsor, vendor, katering, dan otoritas. Keterampilan komunikasi diperlukan untuk korespondensi verbal dan tertulis dalam proses perencanaan dan pelaksanaan dan untuk memastikan bahwa kamu sepenuhnya memahami persyaratan klien

Anggaran dan Negosiasi
Event manager sering kali menawar, bernegosiasi, dan mengalokasikan ulang sumber daya dari satu aspek rencana ke aspek lainnya dengan menggunakan pengetahuan, kebijaksanaan, dan kepercayaan diri. Mereka juga sering menegosiasikan harga kontrak, penyewaan tempat, dan katering sambil memperkirakan biaya, memperbarui faktur, dan memperhitungkan semua pengeluaran.

Problem Solving Skills
Mengarahkan acara melibatkan keseimbangan antara tugas utama dan komitmen. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif saat masalah tersebut muncul. Pemecahan masalah berarti mengatasi tantangan dengan tenang untuk memastikan bahwa setiap aspek acara berjalan sesuai rencana. Untuk menjadi pemecah masalah yang hebat, kamu harus kreatif, adaptif, tenang, dan memiliki pemikiran ke depan untuk membuat rencana darurat untuk meningkatkan reaksi mereka terhadap masalah.

Organisasi
Keterampilan organisasi membantu kamu memastikan bahwa semua aspek dari sebuah acara berjalan dengan lancar. Memperhatikan setiap detail dari sebuah acara adalah cara terbaik untuk memastikan kesuksesan, baik dengan mencatat pengeluaran perusahaan, menyediakan transportasi yang memadai bagi para peserta, atau memenuhi kebutuhan makanan. Jika sibuk, gunakan cara pendelegasian tugas kepada sesama anggota tim sambil memperhatikan semua aspek detil dengan baik.

Leadership
Leadership merupakan komponen penting dalam merencanakan acara, karena memungkinkan kamu mendelegasikan tugas kepada anggota tim yang tepat. Selain itu, saat bekerja dengan beberapa pihak yang berinvestasi, kepemimpinan dapat membantu kamu mengatur jadwal, mendelegasikan tugas eksternal, merencanakan urutan acara, dan mengarahkan alur kerja. Untuk memimpin tim internal dan pihak eksternal secara efektif, kamu membutuhkan rasa kepercayaan yang tinggi, gaya komunikasi yang mudah, dan kemampuan untuk mendengarkan kebutuhan semua orang yang terlibat.

Untuk melatih keterampilan mengelola dan menjalankan sebuah acara atau event secara efektif, perhatikan tips berikut ini ;

• Belajar dari setiap acara
• Meningkatkan communication skills
• Menetapkan tujuan yang jelas dalam konsep event